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蔡忠成老師簡(jiǎn)介

博客訪問(wèn)：110731

“中國(guó)式民企思維管理”創(chuàng)作人之一湖南永州職業(yè)技術(shù)學(xué)院創(chuàng)業(yè)分院客座教授工作經(jīng)歷：從高級(jí)職業(yè)經(jīng)理人，國(guó)家高級(jí)人力資源管理師成長(zhǎng)過(guò)來(lái)，曾任慧泉國(guó)際咨詢顧問(wèn)有限公司培訓(xùn)師、管理咨詢師；有十幾年從基層到中層，再至高管大中型企業(yè)統(tǒng)籌管理的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)及多年民企職業(yè)經(jīng)理人..

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淺談企業(yè)行政管理

時(shí)間：2011-07-15 作者：蔡忠成

業(yè)組織架構(gòu)中，較為完善的，都少不了一個(gè)行政部門，然而在民營(yíng)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)管理中，這個(gè)部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是行政工作多是服務(wù)性的，而且工作成績(jī)又沒(méi)有明顯的結(jié)果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認(rèn)為是可有可無(wú)的，所以該部門的主管人員在目前來(lái)說(shuō)，流失量比一般其他部門主管人員流失量要大得多。其實(shí)，行政部作為公司的一個(gè)幕僚部門，肩負(fù)整個(gè)公司的管理重任，不僅為公司正常的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了服務(wù)平臺(tái)，而且為公司的所有活動(dòng)提供各種支持和服務(wù)。行政工作運(yùn)作的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)公司的規(guī)范化進(jìn)程，企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中如同一個(gè)運(yùn)動(dòng)的車輪，所有的零部件必須嚴(yán)密結(jié)合，充分發(fā)揮本身的作用，才能跑得快、跑得穩(wěn)，才不會(huì)在跑動(dòng)的過(guò)程中散架，而行政管理工作就好比潤(rùn)滑油，適量的潤(rùn)滑可以使車輪跑得更輕、更穩(wěn)、更快。

企業(yè)行政管理工作范圍，在廣義上講，包括辦公事務(wù)、行政事務(wù)、人資、財(cái)會(huì)等方面；狹義上其實(shí)就是以行政工作為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)，具體包括相關(guān)制度的執(zhí)行和推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公用品管理、車輛、安全、衛(wèi)生、后勤等工作。所有的工作，最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者相關(guān)企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體，用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性，提高工作效率，完成公司下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)。筆者經(jīng)過(guò)多年行政工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，個(gè)人覺(jué)得，做好行政工作，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

1、明確崗位職責(zé)。崗位職責(zé)是企業(yè)實(shí)施現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)化管理的基本制度，它明確了企業(yè)從業(yè)人員崗位的主要工作內(nèi)容和基本要求，以及任職所需要的基本條件，通俗地說(shuō)就是回答了崗位人員應(yīng)該做哪些事、做到哪個(gè)界面、做到什么程度、工作的接點(diǎn)和上下級(jí)以及任職的條件等。系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、針對(duì)性強(qiáng)的崗位職責(zé)是企業(yè)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)和前提。

2、加強(qiáng)溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通，縱向溝通分為與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和下屬部門溝通，與上級(jí)溝通，要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要有較好的觀察分析能力和表達(dá)能力，跟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通言辭要簡(jiǎn)潔明了，抓問(wèn)題點(diǎn)，要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)表述的或潛在的含義，方能與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)步調(diào)一致，行之有效的開展工作，與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決議以及收集下級(jí)部門各項(xiàng)信息，需要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力，該說(shuō)的與不該說(shuō)的，焦點(diǎn)問(wèn)題如何應(yīng)對(duì)，緩解可能出現(xiàn)的矛盾和分歧；橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部門，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等，在傳達(dá)精神和布置工作任務(wù)時(shí)，務(wù)必真誠(chéng)、謙虛，與外界溝通需要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力與自我控制能力。

3、注重信息的收集和整理，并及時(shí)提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和企業(yè)內(nèi)部信息，外部信息包括：國(guó)家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定；社會(huì)習(xí)俗、風(fēng)俗、時(shí)尚變換；市場(chǎng)需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化；競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)信息、科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息、突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)狀況、產(chǎn)銷狀況、采購(gòu)、庫(kù)存等信息；設(shè)別的使用和管理；人力資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國(guó)家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。

4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪酬留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引人、感化人，也就是我們通常說(shuō)的人文管理，企業(yè)文化的建設(shè)包括四個(gè)放面，需要全體員工的參與。

（1）、組織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)略目標(biāo)明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)不僅要有近期目標(biāo)，更要有遠(yuǎn)期規(guī)劃，行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個(gè)實(shí)用的組織架構(gòu)，并制定近、遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)，從而形成一個(gè)完善的團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)。

（2）、參與建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成公平競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)，這個(gè)平臺(tái)充滿競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)、開放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而是衡量做事情的結(jié)果，任何人能上能下。

（3）、注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象，物質(zhì)形象包括司榮、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等，精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。

（4）、重視人才。用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵(lì)人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時(shí)，注重提供給員工再學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，對(duì)員工的職業(yè)生涯進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，讓每個(gè)員工對(duì)未來(lái)充滿信心，對(duì)公司充滿歸屬感和認(rèn)同感。

5、踏踏實(shí)實(shí)地去執(zhí)行，完善成熟的制度有了，既定的目標(biāo)有了，關(guān)鍵就是要做好，要落到實(shí)處，要明白該做與不該做，怎么做，如何更好更快的完成該做的事情，要形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化，讓執(zhí)行影響到每一個(gè)員工，達(dá)到既定目標(biāo)。

核源企管首席企業(yè)顧問(wèn)、咨詢專家、企業(yè)家私人教練蔡國(guó)瓊老師認(rèn)為，作為行政管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中要作好四大建設(shè)；一是協(xié)助各部門作好企業(yè)制度建議，二是負(fù)責(zé)作企業(yè)文化建設(shè)，三是協(xié)助人力資源部門作好企業(yè)的人才梯隊(duì)建設(shè)，四是協(xié)助營(yíng)銷部門做好企業(yè)品牌建設(shè)；行政高層領(lǐng)導(dǎo)的職能主要是起到領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌的作用，行政執(zhí)行層的作用是配合各中心、部門作好執(zhí)行、監(jiān)督、與日常事務(wù)行政管理工作。

總而言之，行政部門的最終目標(biāo)就是確保公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這也是行政部門存在的價(jià)值。作為行政工作者，不僅要有才華，知識(shí)面廣，溝通表述能力強(qiáng)，還需要有實(shí)干精神，不能只說(shuō)不做，言必信、行必果，必然能做好行政工作，達(dá)到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的要求

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