做管理，一定要有體系

你是否曾疑惑，為何同樣的資源與人力，在不同的管理下，團(tuán)隊(duì)的效率和成果會(huì)天差地別？
答案就在于“管理體系”。
一個(gè)優(yōu)秀的管理者，必須建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、完善的管理體系，以確保團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
本文將從思考體系、目標(biāo)體系、執(zhí)行體系、考核體系和管控體系五個(gè)方面，深入探討如何構(gòu)建這一管理體系。
01，思考體系：
在構(gòu)建管理體系之初，我們需要先從思考體系入手。思考是行動(dòng)的先導(dǎo)，沒(méi)有清晰的思路，就沒(méi)有明確的行動(dòng)方向。而且，思考不僅要有深度，更要有體系和章法。
1，系統(tǒng)思考：思維導(dǎo)圖
在信息時(shí)代，碎片化的知識(shí)和信息層出不窮，如何將其整合并內(nèi)化為團(tuán)隊(duì)的智慧？答案就是系統(tǒng)思考。
通過(guò)繪制思維導(dǎo)圖，管理者可以清晰地看到各個(gè)知識(shí)點(diǎn)和信息之間的聯(lián)系，從而做出更為全面和精準(zhǔn)的決策。
因此，管理者的腦海中需要有一張清晰的思維導(dǎo)圖。這張圖不僅要涵蓋團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)、計(jì)劃、資源、風(fēng)險(xiǎn)等各個(gè)方面，還要能夠靈活地調(diào)整和優(yōu)化。
正如彼得·圣吉所說(shuō)：“系統(tǒng)思考是觀察整體的修煉，它讓我們看見(jiàn)相互關(guān)聯(lián)而非單一的事件，看見(jiàn)漸漸變化的形態(tài)而非瞬間即逝的一幕。”
實(shí)操建議：
定期組織團(tuán)隊(duì)進(jìn)行“思維導(dǎo)圖大會(huì)”，讓每位成員都參與到思維導(dǎo)圖的構(gòu)建中，通過(guò)這種方式，可以集中團(tuán)隊(duì)的智慧，共同繪制出更為完善、全面的思維導(dǎo)圖。
可以考慮使用專(zhuān)門(mén)的思維導(dǎo)圖軟件，如XMind或MindManager，進(jìn)行思維導(dǎo)圖的繪制和分享。
2，深度思考：五WHY法
面對(duì)問(wèn)題，很多管理者只看到表面，而未能深入探究其根源。五WHY法，就是連續(xù)問(wèn)五個(gè)“為什么”，以深入剖析問(wèn)題的本質(zhì)。
這種方法源自豐田公司的生產(chǎn)管理，旨在找到問(wèn)題的真正原因，而非停留在表面現(xiàn)象。正如愛(ài)因斯坦所說(shuō)：“提出一個(gè)問(wèn)題，往往比解決一個(gè)問(wèn)題更重要。”
實(shí)操建議：
當(dāng)團(tuán)隊(duì)面臨問(wèn)題時(shí)，采用五WHY法進(jìn)行深度剖析。每次只問(wèn)一個(gè)“為什么”，并逐一記錄答案，直至找到問(wèn)題的根源。
具體可以創(chuàng)建一個(gè)問(wèn)題分析表，列出每個(gè)“為什么”及其對(duì)應(yīng)的答案，幫助團(tuán)隊(duì)更好地進(jìn)行深度思考。
3，創(chuàng)新思考：打破常規(guī)
在快速變化的時(shí)代，創(chuàng)新是團(tuán)隊(duì)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。管理者要敢于打破常規(guī)，引領(lǐng)團(tuán)隊(duì)走出舒適區(qū)，探索新的可能。
喬布斯曾說(shuō)：“創(chuàng)新是區(qū)別領(lǐng)導(dǎo)者和追隨者的唯一標(biāo)準(zhǔn)。”只有不斷創(chuàng)新，才能在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。
實(shí)操建議：
首先，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行跨界學(xué)習(xí)，如參加不同行業(yè)的研討會(huì)或工作坊，以激發(fā)新的思考角度。
同時(shí)，設(shè)立一個(gè)“創(chuàng)新點(diǎn)子庫(kù)”，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員提交自己的創(chuàng)新想法，并定期進(jìn)行評(píng)估和篩選。
02，目標(biāo)體系：
明確的目標(biāo)是團(tuán)隊(duì)前進(jìn)的動(dòng)力。管理者必須為團(tuán)隊(duì)設(shè)定清晰、可衡量的目標(biāo)。
1，確定目標(biāo)：SMART原則
目標(biāo)設(shè)定要符合SMART原則，即具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可達(dá)成（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）和時(shí)間限制（Time-bound）。
這樣的目標(biāo)既明確又具有挑戰(zhàn)性，能夠激發(fā)團(tuán)隊(duì)的積極性和創(chuàng)造力。
實(shí)操建議：
首先，在制定目標(biāo)時(shí)，確保每個(gè)目標(biāo)都符合SMART原則。可以使用目標(biāo)制定工具或模板，以確保目標(biāo)的完整性和合理性。
同時(shí)，為每個(gè)目標(biāo)設(shè)定一個(gè)具體的完成時(shí)間和里程碑，以便跟蹤進(jìn)度。
2，商討計(jì)劃：OGSM法則
在制定目標(biāo)和計(jì)劃時(shí)，要遵循OGSM法則，即目標(biāo)（Objectives）、目標(biāo)之下的具體目標(biāo)（Goals）、策略（Strategies）和衡量標(biāo)準(zhǔn)或里程碑（Measures/Milestones）。這一法則有助于團(tuán)隊(duì)成員對(duì)目標(biāo)和實(shí)施路徑達(dá)成共識(shí)，從而提高執(zhí)行力。
實(shí)操建議：
首先，在制定計(jì)劃時(shí)，邀請(qǐng)團(tuán)隊(duì)成員共同參與，確保每個(gè)人都對(duì)計(jì)劃有深入的了解和認(rèn)同。
同時(shí)，使用項(xiàng)目管理工具，如Trello或Asana，進(jìn)行計(jì)劃的制定和跟蹤。
3，拆解任務(wù)：WBS法則
目標(biāo)設(shè)定后，要將其拆解成可執(zhí)行的任務(wù)。WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）法則是一種有效的任務(wù)拆解方法，它能夠?qū)?fù)雜的項(xiàng)目或目標(biāo)細(xì)化為更小、更具體的任務(wù)，便于團(tuán)隊(duì)成員分工協(xié)作。
實(shí)操建議：
首先，將大目標(biāo)拆解為若干小任務(wù)，并為每個(gè)任務(wù)分配具體的責(zé)任人和完成時(shí)間。
同時(shí)，利用WBS法則進(jìn)行任務(wù)的拆解，并使用任務(wù)管理工具進(jìn)行跟蹤和管理。
03，執(zhí)行體系：
執(zhí)行力是團(tuán)隊(duì)成功的關(guān)鍵。管理者需要構(gòu)建一套高效的執(zhí)行體系，確保各項(xiàng)任務(wù)能夠得到有效落實(shí)。
1，定義結(jié)果：先標(biāo)準(zhǔn)后成果
在執(zhí)行任務(wù)前，必須明確任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)期成果。這樣團(tuán)隊(duì)成員才能有針對(duì)性地開(kāi)展工作，確保最終成果符合預(yù)期。
實(shí)操建議：
首先，在開(kāi)始執(zhí)行任務(wù)前，與團(tuán)隊(duì)成員明確任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)期成果，確保每個(gè)人都對(duì)結(jié)果有清晰的認(rèn)識(shí)。
同時(shí)，制定詳細(xì)的任務(wù)說(shuō)明書(shū)，包括任務(wù)的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、流程和時(shí)間表。
2，明確責(zé)任：先小人后君子
在分配任務(wù)時(shí)，要明確每個(gè)人的責(zé)任和權(quán)限。正如法家思想所言：“明法度，定分止?fàn)帯?rdquo;
雖然這看似有些“小人之心”，但實(shí)際上它有助于避免推諉和扯皮，提高團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行效率。
實(shí)操建議：
一是，在分配任務(wù)時(shí)，明確每個(gè)人的責(zé)任和權(quán)限，避免任務(wù)重疊或遺漏。
二是，使用RACI矩陣（負(fù)責(zé)、批準(zhǔn)、咨詢(xún)、告知）來(lái)明確團(tuán)隊(duì)成員的角色和責(zé)任。
3，快速行動(dòng)：先開(kāi)槍再瞄準(zhǔn)
在快速變化的環(huán)境中，執(zhí)行力比完美的計(jì)劃更重要。管理者要鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員在明確方向后迅速行動(dòng)，邊做邊調(diào)整，而不是等待完美的計(jì)劃出臺(tái)。
這就像是在戰(zhàn)場(chǎng)上，先開(kāi)槍再瞄準(zhǔn)，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中搶占先機(jī)。
實(shí)操建議：
一方面，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員在明確方向后迅速展開(kāi)行動(dòng)，不要過(guò)分糾結(jié)于計(jì)劃的完美性。
另一方面，采用敏捷開(kāi)發(fā)的方法，如Scrum或Kanban，以快速迭代和持續(xù)改進(jìn)為核心。
4，反復(fù)檢查：先懷疑后信任
執(zhí)行過(guò)程中，管理者要對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的工作進(jìn)行定期檢查和反饋。這并不是不信任團(tuán)隊(duì)成員，而是為了確保任務(wù)的順利進(jìn)行和及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。
因此，要保持警惕，對(duì)任何可能出現(xiàn)的問(wèn)題都要有所預(yù)見(jiàn)。只有通過(guò)反復(fù)的檢查和驗(yàn)證，才能確保任務(wù)的順利完成。
實(shí)操建議：
一是，定期對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的工作進(jìn)行檢查和反饋，確保任務(wù)的順利進(jìn)行。
二是，設(shè)立定期的檢查點(diǎn)和反饋機(jī)制，如每周的團(tuán)隊(duì)會(huì)議或月度評(píng)審。
04，評(píng)價(jià)體系
公正的考核體系能夠激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員更好地投入工作，實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的共同成長(zhǎng)。
1，評(píng)價(jià)指標(biāo)：明確清晰
評(píng)價(jià)指標(biāo)要具體、可衡量，并與團(tuán)隊(duì)的整體目標(biāo)相一致。這樣才能確保考核的公正性和有效性。
實(shí)操建議：
首先，制定具體、可衡量的考核指標(biāo)，如銷(xiāo)售額、客戶(hù)滿意度、項(xiàng)目完成率等。
然后，使用KPI（關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)）工具進(jìn)行指標(biāo)的設(shè)定和跟蹤。
2，獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)：獎(jiǎng)優(yōu)罰劣
對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)成員要給予及時(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)可；對(duì)于表現(xiàn)不佳的成員，則要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P和調(diào)整。這樣才能形成正向的激勵(lì)機(jī)制。
實(shí)操建議：
一是，設(shè)立明確的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)成員給予及時(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)可。
二是，制定詳細(xì)的獎(jiǎng)懲制度，并確保其公平、透明地執(zhí)行。
3，反饋方式：黑白分明
考核反饋要直接、明確，避免含糊其辭或模棱兩可。這樣才能讓團(tuán)隊(duì)成員清楚地了解自己的表現(xiàn)，從而有針對(duì)性地改進(jìn)。
實(shí)操建議：
一方面提供直接、明確的反饋，幫助團(tuán)隊(duì)成員了解自己的表現(xiàn)并改進(jìn)。
另一方面采用360度反饋法，從多個(gè)角度獲取對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的評(píng)價(jià)和建議。
05，管控體系
有效的管控體系能夠幫助管理者更好地把握?qǐng)F(tuán)隊(duì)的發(fā)展方向和節(jié)奏。
1，戰(zhàn)略流程：做正確的事
管理者要確保團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)略方向正確，避免在錯(cuò)誤的道路上越走越遠(yuǎn)。
這需要對(duì)市場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和自身實(shí)力有深入的了解和分析。
實(shí)操建議：
首先，要定期進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃和評(píng)估，確保團(tuán)隊(duì)始終沿著正確的方向發(fā)展。
另外，使用SWOT分析（優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅）來(lái)輔助戰(zhàn)略決策。
2，運(yùn)營(yíng)流程：正確的做事
在戰(zhàn)略方向明確后，管理者要制定詳細(xì)的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，確保團(tuán)隊(duì)成員能夠按照既定的目標(biāo)和步驟開(kāi)展工作。
實(shí)操建議：
第一，制定詳細(xì)的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃和流程，確保團(tuán)隊(duì)成員能夠高效地執(zhí)行任務(wù)。
第二，采用流程圖和檢查表等工具來(lái)明確運(yùn)營(yíng)流程和步驟。
3，人員流程：用正確的人
管理者要善于識(shí)人、用人，將合適的人放在合適的崗位上。這樣才能充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的潛力，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的整體目標(biāo)。
實(shí)操建議：
一是，建立完善的人才選拔和培養(yǎng)機(jī)制，確保每個(gè)崗位都有合適的人選。
二是，定期進(jìn)行人才盤(pán)點(diǎn)和績(jī)效評(píng)估，為團(tuán)隊(duì)成員提供必要的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)。

寫(xiě)在最后：
管理不是一件簡(jiǎn)單的事，它需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嫛⒖茖W(xué)的方法和靈活的藝術(shù)。構(gòu)建起完善的管理體系，是每一個(gè)成功管理者的必經(jīng)之路。
在這個(gè)體系中，思考是先導(dǎo)，目標(biāo)是方向，執(zhí)行是關(guān)鍵，考核是激勵(lì)，管控是保障。
只有當(dāng)這些元素緊密結(jié)合、相互支持時(shí)，組織才能在激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)健的發(fā)展。
不過(guò)，管理體系不是一成不變的。隨著市場(chǎng)環(huán)境、組織規(guī)模和團(tuán)隊(duì)成員的變化，管理體系也需要不斷地調(diào)整和優(yōu)化。